A l’era de la productivitat digital, cada petit procés que podem automatitzar representa una càrrega menys per a la nostra ment i el nostre temps. A Process Talks, hem desenvolupat una eina que no només automatitza tasques recurrents, sinó també les tasques que es faran només una vegada en un moment específic del futur: els processos d’una única execució. Però què són exactament i com poden millorar el teu dia a dia?
Què és un procés d’una única execució?
Un procés d’una única execució és una seqüència d’accions automatitzades que estan dissenyades per executar només una vegada en un moment específic. La característica principal que el definiu és el vostre element temporal, que marca l’instant exacte d’activació del procés. Aquest instant pot estar descrit de diverses maneres, per exemple “Dimarts a les 10h”, “Dins de dues hores”, “Massa passat”, “El primer dia de la següent setmana” entre d’altres.
Un cop fixat l’instant d’activació, aquests processos poden incorporar una seqüència d’accions ofimàtiques: des d’enviar un correu o generar una reunió fins a copiar un fitxer, enviar un missatge a Slack o gestionar un fitxer. La flexibilitat d’aquestes accions us permet construir fluxos personalitzats per a cada situació puntual, assegurant-vos que la seqüència de tasques a executar serà completada en el moment precís, sense necessitat de supervisió constant.
Comparats amb els processos recurrents, els quals poden generar execucions successives, i no han d’estar necessàriament determinats per un instant temporal d’activació, un procés d’una única execució només té associada una execució a la vida del procés. Gràficament:
En resum, els processos d’una única execució estan dissenyats per realitzar-se en un únic moment concret. Quan el procés ha estat executat, no es repetirà a no ser que l’usuari el reprogrami. Fixa’t que una descripció temporal recurrent dóna lloc a un procés recurrent: la descripció “tots els dimarts a les 10h” provocarà activacions setmanals del procés descrit. Per tant, la diferència entre processos d’una única execució i processos recurrents amb activació temporal rau en el tipus de descripció temporal que es faci servir. A Process Talks pots fer els dos tipus de procés.
El cas d’ús: quan és útil programar un procés d’una única execució?
A tots ens ha passat: t’adones que necessites enviar un fitxer o missatge important, o diverses accions consecutives, però no pots fer-ho immediatament perquè el moment no és l’adequat. Potser estàs en una reunió, o el fitxer no ha de ser enviat fins a una data i hora específica. Aquest tipus de situacions són les que poden generar estrès i distracció, ja que el nostre cervell intenta recordar i gestionar múltiples tasques pendents, cosa que afecta la nostra capacitat per concentrar-nos en allò que estem fent en el moment present.
Aquí és on els processos d’una única execució són especialment útils. En lloc de dependre de recordatoris mentals o haver d’interrompre la teva feina actual per fer una tasca menor, pots programar les accions una vegada, i en aquell mateix instant o quan et vagi millor, delegar a Process Talks la responsabilitat d’executar-les en el moment precís. Ja sigui programar l’enviament d’un correu electrònic, la creació d’una reunió o fins i tot la còpia d’un fitxer, tot es pot gestionar automàticament. Això no sols t’ajuda a ser més eficient, sinó que també redueix la càrrega cognitiva en eliminar la necessitat de recordar la tasca.
Com es despleguen processos d’una única execució a Process Talks?
A Process Talks automatitzar un flux consisteix en tres passos simples:
Descriure → Connectar → Desplegar
Per descriure el flux a automatitzar, simplement cal comunicar-ho a l’eina en la nostra aplicació al quadre de text que hi ha a aquest efecte. A la següent figura es mostra aquesta acció de descriure per al text “en 2 dies a les 10h envia un formulari a katrina@pt.com sol·licitant despeses de viatge”:
Un cop donem al botó de “Crea a partir de la descripció”, la plataforma ens proposa un flux que implementarà el que li hem descrit. En aquest cas, el flux que ens proposa és el següent:
Com pots veure, és un flux de dos passos. El primer pas (Pas 1) és un esdeveniment temporal que activa el procés dos dies després del dia actual, a les 10h. Com he descrit el procés el 13 de setembre, el Pas 1 mostra que l’activació es farà el 15 de setembre a les 10h. Fixa’t que només mostra una execució, ja que s’ha detectat que s’està descrivint un procés d’una única execució.
El segon pas conté una proposta de formulari que s’adeqüi al text descrit inicialment (un formulari demanant les despeses de viatge). Aquí es fa servir la IA generativa per proposar el formulari (si t’interessa aquesta tecnologia de generació intel·ligent de formularis, està disponible de forma gratuïta a la nostra plataforma PeasyForms). Pots veure que el formulari generat conté els camps necessaris per declarar les despeses d’un viatge, encara que si vols pots afegir-ne més.
Un cop desplegat el procés d’única execució, quedaria així a la plataforma.
I arribat el 15 de setembre a les 10h, s’haurà enviat el formulari a l’espera que Katrina ens passi les despeses del seu viatge, la informació del qual estarà disponible a la plataforma:
L’impacte d’aquesta tecnologia al dia a dia de les persones
Incorporar processos d’una única execució al teu flux de treball diari té un impacte positiu en diversos aspectes clau de la teva productivitat digital. En primer lloc, et permet concentrar-te en tasques de més valor, sabent que les accions puntuals es completaran sense la teva intervenció. Aquest alliberament cognitiu és crucial, ja que redueix l’estrès que genera tenir petites tasques pendents flotant a la ment.
Per exemple, en lloc de preocupar-te per recordar enviar un fitxer important el divendres a les 3 de la tarda, pots simplement programar el procés a Process Talks i oblidar-te’n. Això no sols et permet treballar de manera més enfocada, sinó que també disminueix la probabilitat de cometre errors o oblits, ja que el procés serà executat exactament en el moment que ho necessites.
A més, aquesta automatització permet que les tasques crítiques s’executin puntualment, fins i tot si et trobes ocupat o fora de l’abast del dispositiu. La confiança de saber que Process Talks gestionarà la tasca et proporciona tranquil·litat, permetent centrar-te en el que realment importa.
Al final del dia, els processos d’una única execució són una poderosa eina per als que busquen optimitzar el seu temps i alliberar la seva ment de petites preocupacions logístiques. Process Talks s’encarrega del que és repetitiu i puntual, perquè tu puguis enfocar-te en les tasques que realment fan la diferència.
Comença ja amb la plataforma d’automatització ofimàtica de Process Talks.
