En la era de la productividad digital, cada pequeño proceso que podemos automatizar representa una carga menos para nuestra mente y nuestro tiempo. En Process Talks, hemos desarrollado una herramienta que no solo automatiza tareas recurrentes, sino también las tareas que se realizarán solo una vez en un momento específico del futuro: los procesos de una ejecución. Pero, ¿qué son exactamente y cómo pueden mejorar tu día a día?
¿Qué es un proceso de una única ejecución?
Un proceso de una única ejecución es una secuencia de acciones automatizadas que están diseñadas para ejecutarse sólo una vez en un momento específico. La característica principal que lo define es su elemento temporal, que marca el instante exacto de activación del proceso. Este instante puede estar descrito de varias maneras, por ejemplo «El martes a las 10h», «Dentro de dos horas», «Pasado mañana», «El primer día de la siguiente semana» entre otros.
Una vez fijado el instante de activación, estos procesos pueden incorporar una secuencia de acciones ofimáticas: desde enviar un correo o generar una reunión, hasta copiar un fichero, enviar un mensaje en Slack o gestionar un archivo. La flexibilidad de estas acciones te permite construir flujos personalizados para cada situación puntual, asegurándote de que la secuencia de tareas a ejecutar será completada en el momento preciso, sin necesidad de supervisión constante.
Comparados con los procesos recurrentes, los cuales pueden generar sucesivas ejecuciones, y no tienen que estar necesariamente determinados por un instante temporal de activación, un proceso de una única ejecución sólo tiene asociada una ejecución en la vida del proceso. Gráficamente:
En resumen, los procesos de una ejecución están diseñados para realizarse en un único momento concreto. Una vez que el proceso ha sido ejecutado, no se repetirá a menos que el usuario lo reprograme. Fíjate que una descripción temporal recurrente da lugar a un proceso recurrente: la descripción «todos los martes a las 10h» provocará activaciones semanales del proceso descrito. Por tanto, la diferencia entre procesos de una única ejecución y procesos recurrentes con activación temporal reside en el tipo de descripción temporal que se use. En Process Talks puedes hacer los dos tipos de proceso.
El caso de uso: ¿cuándo es útil programar un proceso de una ejecución?
A todos nos ha pasado: te das cuenta de que necesitas enviar un archivo o mensaje importante, o varias acciones consecutivas, pero no puedes hacerlo de inmediato porque el momento no es el adecuado. Quizás estás en una reunión, o el archivo no debe ser enviado hasta una fecha y hora específica. Este tipo de situaciones son las que pueden generar estrés y distracción, ya que nuestro cerebro intenta recordar y gestionar múltiples tareas pendientes, lo que afecta nuestra capacidad para concentrarnos en lo que estamos haciendo en el momento presente.
Aquí es donde los procesos de una única ejecución resultan especialmente útiles. En lugar de depender de recordatorios mentales o de tener que interrumpir tu trabajo actual para hacer una tarea menor, puedes programar las acciones una vez, y en ese mismo instante o cuando mejor te vaya, delegar en Process Talks la responsabilidad de ejecutarlas en el momento preciso. Ya sea programar el envío de un email, la creación de una reunión o incluso la copia de un archivo, todo puede ser gestionado automáticamente. Esto no solo te ayuda a ser más eficiente, sino que también reduce la carga cognitiva al eliminar la necesidad de recordar la tarea.
¿Cómo se despliegan procesos de una ejecución en Process Talks?
En Process Talks automatizar un flujo consiste en tres pasos simples:
Describir → Conectar → Desplegar
Para describir el flujo a automatizar, simplemente hay que comunicárselo a la herramienta en nuestra aplicación en el cuadro de texto que hay a tal efecto. En la siguiente figura se muestra esta acción de describir para el texto “en 2 días a las 10h envía un formulario a katrina@pt.com solicitando los gastos del viaje”.:
Una vez le damos al botón de “Crea a partir de la descripción”, la plataforma nos propondrá un flujo que implemente lo que le hemos descrito. En este caso, el flujo que nos propone es el siguiente:
Como puedes ver, es un flujo de dos pasos. El primer paso (Paso 1) es un evento temporal que activa el proceso dos días después del día actual, a las 10h. Como he descrito el proceso el 13 de septiembre, el Paso 1 muestra que la activación se hará el 15 de septiembre a las 10h. Fíjate que sólo muestra una ejecución, ya que se ha detectado que se está describiendo un proceso de una única ejecución.
El segundo paso contiene una propuesta de formulario que se adecúe al texto descrito inicialmente (un formulario solicitando los gastos de viaje). Aquí se utiliza la IA generativa para proponer el formulario (si te interesa esta tecnología de generación inteligente de formularios, está disponible de forma gratuita en nuestra plataforma PeasyForms). Puedes ver que el formulario generado contiene los campos necesarios para declarar los gastos de un viaje, aunque si quieres puedes añadir más.
Una vez desplegado el proceso de única ejecución, quedaría así en la plataforma.
Y llegado el 15 de septiembre a las 10h, se habrá enviado el formulario a la espera de que Katrina nos pase los gastos de su viaje, cuya información estará disponible en la plataforma:
El impacto de esta tecnología en el día a día de las personas
Incorporar procesos de una ejecución en tu flujo de trabajo diario tiene un impacto positivo en varios aspectos clave de tu productividad digital. En primer lugar, te permite concentrarte en tareas de mayor valor, sabiendo que las acciones puntuales se completarán sin tu intervención. Esta liberación cognitiva es crucial, ya que reduce el estrés que genera tener pequeñas tareas pendientes flotando en la mente.
Por ejemplo, en lugar de preocuparte por recordar enviar un archivo importante el viernes a las 3 de la tarde, puedes simplemente programar el proceso en Process Talks y olvidarte de él. Esto no solo te permite trabajar de manera más enfocada, sino que también disminuye la probabilidad de cometer errores u olvidos, ya que el proceso será ejecutado exactamente en el momento que lo necesitas.
Además, esta automatización permite que las tareas críticas se ejecuten puntualmente, incluso si te encuentras ocupado o fuera del alcance de tu dispositivo. La confianza de saber que Process Talks gestionará la tarea te proporciona tranquilidad, permitiéndote centrarte en lo que realmente importa.
Al final del día, los procesos de una ejecución son una herramienta poderosa para quienes buscan optimizar su tiempo y liberar su mente de pequeñas preocupaciones logísticas. Process Talks se encarga de lo repetitivo y puntual, para que tú puedas enfocarte en las tareas que realmente hacen la diferencia.
Empieza ya con la plataforma de automatización ofimática de Process Talks.