bloc

Automatització de processos en el sector comptable i administratiu

Automatització de processos en el sector comptable i administratiu

Et presento la Daniela. Dirigeix Gestorías Milú, una petita Agència de Comptabilitat i Administrativa de Barcelona. L’activitat principal d’aquest tipus d’agències és donar suport a la gestió de les empreses dels seus clients: finances, recursos humans, legals,… Totes aquestes són tasques que desenvolupen en nom del seu client, perquè aquests puguin centrar-se en el seu negoci.

Malgrat la seva mida, el gruix de la feina a l’empresa de Daniela és força heterogeni, que va des de la generació de balanços comptables mensuals dels clients, la gestió de processos administratius i legals (p. ex., la sol·licitud d’un client de llicència d’obres), la gestió de nòmines, l’organització de reunions amb els clients i molts més. Per fer front a aquesta càrrega de treball, l’empresa de la Daniela compta amb tres empleats que contribueixen considerablement a fer de Gestorías Milú una empresa consolidada. Tot i així, creu que contractar un nou empleat pot ser una bona idea, tant per alleujar la càrrega de treball individual dels seus empleats (que sovint estan sobrecarregats), com per permetre el creixement de l’empresa. Tanmateix, la incertesa i els riscos d’aquesta decisió fan que Daniela dubti.

La situació a Gestorías Milú no és una excepció. A Espanya, el 83% de les agències comptables i administratives tenen menys de 3 treballadors, treballant amb una cartera mitjana de 50 clients (font: Institut Español d’Estadística, INE). Això vol dir que operen contínuament en una situació molt estressant. A més, aquesta no és una tendència només a Espanya, i no només per a les agències de comptabilitat i d’administració sinó per al sector de la pime en general.

Un article recent The Economist presenta xifres impactants pel que fa al temps perdut a la feina. L’article, que informa d’una enquesta sobre l’ús del temps feta a 5.000 treballadors d’oficina a Amèrica i Gran Bretanya, mostra com avui dia treballar davant d’un ordinador està lluny de ser una activitat eficaç i optimitzada: iniciar sessió en una gran quantitat de sistemes de programari (sovint després de diversos intents), la introducció i el format de dades (amb el seu error d’escriptura corresponent) i la coordinació de reunions, són només alguns exemples d’activitats en què els usuaris perden el temps diàriament. Aquesta problemàtica general, compartida per tot tipus de pimes, s’aplica també a les agències comptables i administratives.

Per tant, tot i que està digitalitzat, encara hi ha un veritable repte a l’hora d’habilitar els treballadors d’oficina per racionalitzar el seu treball (digital) d’oficina. El sector de la Comptabilitat ja va fer una transformació digital fa 40 anys, passant de la comptabilitat manual, llapis i paper a un programari dedicat que va permetre la digitalització de tot el procés comptable. Els beneficis d’aquesta transició mai s’han posat en dubte.

Quin tipus de transformació adoptaran les Agències de Comptabilitat i Administració per superar l’actual situació d’empleats i agendes amb excés de feina? Com suggereix el títol d’aquest article, crec fermament que l’automatització de processos és el camí a seguir. En poques paraules: permetre als empleats no només utilitzar programari per a les seves tasques tradicionals (per exemple, comptabilitat, correu electrònic, fulls de càlcul, reunions, …), sinó també per automatitzar els processos diaris que impliquen interactuar amb aquest programari. Un exemple: en lloc de moure manualment les dades dels correus electrònics enviats per un client específic a un full d’Excel, simplement diguem al motor que procedirà automàticament amb l’operació de transferència de dades quan algun d’aquests correus electrònics arribi a la meva safata d’entrada. Només una vegada. I ja no cal que us preocupeu més. Quant de temps creus que es pot estalviar adoptant l’automatització de processos en les activitats diàries dels empleats d’Agències Comptables i Administratives? Molt.

De fet, recentment a Process Talks hem realitzat una enquesta per a diferents tipus de funcions (des de directius fins a empleats) d’Agències de Comptabilitat i Administració a Espanya. Les respostes a dues preguntes importants són clarificadores:

Pregunta 1: Quant de temps passes davant de l’ordinador fent tasques manuals i repetitives?

Així, el 87,4% dedica entre 1 i 8 hores diàries a fer tasques informàtiques manuals i repetitives. El potencial per a una millor operació és enorme.

Pregunta 2: Creus que incorporar l’automatització t’ajudarà en les teves tasques manuals i repetitives davant l’ordinador?

A més, tots els rols implicats eren molt conscients de la necessitat de l’automatització.

Tornant a la Daniela i la seva empresa, pot haver-hi una millor alternativa per assumir el risc ara de contractar un nou empleat: adoptar l’automatització dels primers processos, de manera que s’aconsegueixi una transició cap a una empresa totalment racionalitzada mitjançant l’automatització de processos. Un cop s’adopti l’automatització dels processos, la productivitat dels empleats creixerà, i segurament es necessitaran nous empleats per fer front al creixement empresarial corresponent que s’acompanyarà. I llavors, hi haurà molt menys incertesa i risc perquè Daniela prengui la decisió correcta.

Si esteu interessats a saber més sobre Process Talks , poseu-vos en contacte amb nosaltres .

Facebook
Twitter
LinkedIn