Automatización de procesos en el sector contable y administrativo

Te presento a Daniela. Dirige Gestorías Milú, una pequeña gestoría contable y administrativa en Barcelona. La actividad principal de este tipo de agencias es apoyar la gestión de las empresas de sus clientes: finanzas, recursos humanos, jurídico,… Todas ellas son tareas que realizan en nombre de su cliente, para que éste pueda centrarse en su negocio.

A pesar de su tamaño, el grueso del trabajo en la empresa de Daniela es bastante heterogéneo, y va desde generar los balances contables mensuales de los clientes, gestionar procesos administrativos y legales (por ejemplo, la solicitud de un permiso de construcción por parte de un cliente), gestionar las nóminas, organizar reuniones con los clientes, y un largo etcétera. Para hacer frente a esta carga de trabajo, la empresa de Daniela cuenta con tres empleados que contribuyen notablemente a hacer de Gestorías Milú una empresa consolidada. Aun así, cree que contratar a un nuevo empleado puede ser una buena idea, tanto para aliviar la carga de trabajo individual de sus empleados (que muy a menudo están sobrecargados de trabajo), como para permitir el crecimiento de la empresa. Sin embargo, la incertidumbre y los riesgos de esta decisión mantienen a Daniela indecisa.

La situación en Gestorías Milú no es una excepción. En España, el 83% de las gestorías contables y administrativas tienen menos de 3 empleados y trabajan con una cartera media de 50 clientes (fuente: Instituto Nacional de Estadística, INE). Esto significa que operan continuamente en una situación muy estresante. Además, no se trata de una tendencia exclusiva de España, y no sólo de las Agencias de Reclamación y Administrativas, sino del sector de las PYME en general.

Un artículo reciente de The Economist presenta cifras espeluznantes con respecto al tiempo perdido en el trabajo. El artículo, que recoge una encuesta sobre el uso del tiempo realizada a 5.000 oficinistas de Estados Unidos y Gran Bretaña, muestra cómo hoy en día trabajar delante de un ordenador dista mucho de ser una actividad eficaz y optimizada: iniciar sesión en una plétora de sistemas informáticos (a menudo tras varios intentos), introducir y formatear datos (con sus correspondientes errores de escritura) y coordinar reuniones, son sólo algunos ejemplos de actividades en las que los usuarios pierden el tiempo a diario. Este problema general, compartido por todos los tipos de PYME, se aplica también a las agencias contables y administrativas.

Por lo tanto, aunque digitalizados, sigue existiendo un verdadero reto a la hora de capacitar a los oficinistas para que agilicen su trabajo de oficina (digital). El sector de la contabilidad ya llevó a cabo una transformación digital hace 40 años, pasando de la contabilidad manual en papel y lápiz a un software específico que permitió digitalizar todo el proceso contable. Nunca se han cuestionado los beneficios de esta transición.

¿Qué tipo de transformación deberán adoptar las Agencias Contables y Administrativas para superar la situación actual de sobrecarga de trabajo y de agendas? Como sugiere el título de este artículo, creo firmemente que la automatización de procesos es el camino a seguir. Simplificando: deje que los empleados no sólo utilicen software para sus tareas tradicionales (por ejemplo, contabilidad, correo electrónico, hojas de cálculo, reuniones, …), sino también para automatizar los procesos diarios que implican interactuar con ese software. Un ejemplo: en lugar de trasladar manualmente los datos de los correos electrónicos enviados por un cliente concreto a una hoja Excel, digamos simplemente al motor que proceda automáticamente a la operación de transferencia de datos cuando llegue a mi bandeja de entrada cualquiera de esos correos. Sólo una vez. Y no hay que preocuparse más. ¿Cuánto tiempo cree que se puede ahorrar adoptando la automatización de procesos en las actividades diarias de los empleados de las Agencias Contables y Administrativas? Mucho.

De hecho, en Process Talks hemos realizado recientemente una encuesta para diferentes tipos de roles (desde directivos a empleados) de Agencias Contables y Administrativas en España. Las respuestas a dos preguntas importantes son esclarecedoras:

Q
uestión 1: ¿Cuánto tiempo pasas delante del ordenador realizando tareas manuales y repetitivas?

Así, el 87,4% dedica entre 1 y 8 horas diarias a tareas informáticas manuales y repetitivas. El potencial para mejorar el funcionamiento es enorme.

Q
uestión 2: ¿Cree que la incorporación de la automatización le ayudará en sus tareas manuales y repetitivas frente al ordenador?

Además, todas las funciones implicadas eran muy conscientes de la necesidad de automatización.

Volviendo a Daniela y su empresa, puede haber una alternativa mejor que arriesgarse ahora a contratar a un nuevo empleado: adoptar primero la automatización de procesos, de modo que se consiga una transición hacia una empresa totalmente racionalizada mediante la automatización de procesos. Una vez adoptada la automatización de procesos, la productividad de los empleados aumentará y seguramente se necesitarán nuevos empleados para hacer frente al correspondiente crecimiento empresarial que vendrá de la mano. Y entonces, habrá mucha menos incertidumbre y riesgo para que Daniela tome la decisión correcta.

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