Automatización de procesos para PYME

Las Pequeñas y Medianas Empresas (PYME) pueden ser cualquier empresa del entorno de su actividad diaria: desde la pequeña gestoría que le ayuda en la contabilidad hasta la empresa de reparto de última milla que utiliza para vender sus productos. Según datos públicos, las PYME representan el 99,8% del total de empresas en Europa, con el 66% de los puestos de trabajo. Eso es mucho.

Sin embargo, las PYME luchan por seguir siendo competitivas y rentables a pesar de la preocupación de la UE y las recientes medidas aplicadas (por ejemplo, los fondos de recuperación de la UE de próxima generación). Un dato: en el periodo 2019-2020 cerraron 300.000 pymes. Y aunque estamos entrando en la era post-COVID, la tensión sobre el sector de las PYME está aquí para quedarse. Frente a esta tendencia negativa, la Comisión Europea ha identificado la digitalización como un elemento clave para la recuperación y la reactivación del sector de las PYME.

Las PYME son grupos de personas (de 1 a 250) que trabajan juntas para un negocio concreto. Sorprendentemente, una parte significativa de los empleados de las PYME, independientemente de su actividad principal, se sienta frente a un ordenador y a menudo trabaja con un ecosistema de software heterogéneo: hojas de cálculo, procesadores de texto, sistemas de contabilidad, correo electrónico, planificación de recursos empresariales (ERP), gestión de relaciones con los clientes (CRM), son sólo algunos ejemplos de las aplicaciones que utilizan los empleados de las PYME. Hoy en día, la actividad diaria de un empleado de una PYME que trabaja con este tipo de software es una mezcla de tareas repetitivas, inteligentes y creativas.

Las tareas creativas son escasas y no siempre necesarias para todo tipo de empresas, pero cuando se requieren son esenciales. Por ejemplo, una empresa de diseño necesitará sin duda diseñadores con talento para proponer el estilo de la campaña de lanzamiento de un nuevo producto de su cliente. Es difícil sustituir la creatividad humana por la tecnología actual.

Las tareas inteligentes suponen un razonamiento no trivial, a veces adquirido por los humanos mediante alguna forma de cognición o aprendizaje. Un ejemplo de tarea inteligente podría ser analizar las finanzas de la empresa durante dos años consecutivos, para entender por qué se ha producido un descenso en los beneficios. Otra tarea inteligente podría ser extraer la información necesaria (por ejemplo, importe pagado, impuestos aplicables) de una factura compleja para la contabilidad correspondiente. Las tareas inteligentes son a menudo necesarias en la actividad diaria de los empleados de las PYME. Los avances actuales en IA y en particular el aprendizaje profundo se dedican a resolver parcial/completamente algunas de estas tareas inteligentes; por ejemplo, los programas de contabilidad más populares tienen algo de IA para procesar automáticamente las facturas sin intervención humana.

Por último, las tareas repetitivas son omnipresentes en la actividad diaria de los empleados de las PYME. Existe una gama muy amplia de tareas repetitivas, entre las que se incluyen las interacciones humanas (correos electrónicos, mensajería instantánea, planificación de reuniones físicas/virtuales, …), la estructuración de datos para su posterior procesamiento (por ejemplo, creación de hojas de cálculo, cumplimentación de formularios, …), la programación de actividades («a fin de mes hacer …«, …), conectar datos de aplicaciones (correo electrónico → formulario en línea → hoja de cálculo, contabilidad → CRM, …) y muchos más.

Por lo tanto, si la mayor parte de las tareas de las personas que trabajan en las PYME son repetitivas, se puede ver un enorme potencial de mejora del funcionamiento de la empresa cuando estas tareas son supervisadas y coordinadas por una máquina, en lugar de un ser humano. En otras palabras, cuando el proceso se digitaliza. Esto me lleva a la automatización de procesos.

La automatización de procesos en las organizaciones no es una tendencia novedosa: las aplicaciones de gestión de flujos de trabajo o procesos empresariales aparecieron ya hace unas décadas para facilitarla. Estas tecnologías de flujo de trabajo tradicionales se centraban principalmente en el proceso en sí, y daban menos cobertura al ecosistema de software en el que opera una PYME y con el que necesita integrarse. Más recientemente, el software de integración y automatización, como Zapier o IFTTT, ha recibido mucha atención, donde el sesgo está más en lo posterior (Zapier se integra con +4300 apps), pero menos en la complejidad del proceso en sí (la automatización media en Zapier consiste en solo dos pasos).

Para los lectores que ya estén familiarizados con las tecnologías relacionadas, observen que, aunque esté relacionado, no estoy hablando de la Automatización Robótica de Procesos (RPA), que es claramente otra forma de adoptar la automatización para tareas concretas. No niego las ventajas de la tecnología RPA, pero en este artículo la atención se centra más en el papel activo de los empleados para detectar y automatizar proactivamente sus procesos; RPA puede considerarse un proceso posterior (reactivo), en el que una máquina imita acciones muy concretas realizadas por un humano.

Curiosamente, a pesar del enorme mercado que representa, la mencionada tecnología de automatización de procesos dista mucho de estar extendida en el sector de las PYME. ¿Por qué? A continuación se enumeran algunas hipótesis, ¡no dude en discrepar!

1. La tecnología de automatización de procesos está enfocada a un usuario concreto con un perfil muy técnico, inalcanzable por tanto para la PYME media, que o bien no dispone de ese personal técnico, o bien carece de recursos económicos para subcontratar sus servicios, o ambas cosas.
2. Incluso los procesos más sencillos deben integrarse a menudo con otras aplicaciones de la PYME. Esto plantea retos en cuanto a los datos que fluyen a través de las distintas aplicaciones y el motor de automatización, donde hay que tener en cuenta la identificación, la integridad, la privacidad y muchas otras cuestiones.
3. Por si fuera poco, hay que recordar que los procesos no son estáticos, sino que evolucionan continuamente. En la práctica, una PYME no adoptará la tecnología de automatización de procesos si una semana después no puede introducir modificaciones y cambios.

A grandes rasgos, las PYME no adoptan la automatización de procesos porque no tienen las competencias ni el dinero para permitírselo. Y esto a su vez implica que no pueden convertirse en digitales, lo que a fin de cuentas significa que sólo pueden funcionar de una manera anticuada y subóptima, con el correspondiente riesgo de fracaso.

¿Alguna solución posible para escapar de esto? La única forma que veo es capacitar a los empleados de las PYME para que se conviertan en sus propios desarrolladores. Para ello se necesita una solución tecnológica que simplifique al máximo el acceso a la automatización. El ingrediente principal de esta tecnología disruptiva es una interfaz de lenguaje natural que sustituya la interfaz de usuario y usuario altamente técnica del software de automatización de procesos actual por otra que reduzca al mínimo el esfuerzo cognitivo necesario para crear automatizaciones, por ejemplo, una plataforma muy fácil de usar que cualquiera pueda manejar simplemente pronunciando las instrucciones necesarias en su lengua materna (¿tengo que mencionar la aceptación de Alexa?).

En Process Talks estamos trabajando en esta tecnología innovadora que se hará pública a finales de este año. Si desea más información, póngase en contacto con nosotros.