Modelado de procesos simplificado

Cualquier persona de su entorno conoce ciertos procesos que son importantes en su vida diaria. Por ejemplo, si vas a un supermercado, puedes encontrar reponedores que tienen que rellenar las estanterías que se quedan vacías, y para ello siguen un proceso concreto. La gestión de las reclamaciones de los clientes en una tienda online también requiere un proceso predefinido. Cuando se pide un préstamo en un banco, la persona con la que se habla tiene en la cabeza un proceso claramente definido. En la construcción de un edificio se siguen cada día varios procesos… Podríamos seguir dando ejemplos de ello una y otra vez…

Conocer los procesos de su organización en los que participa es imprescindible. Esto permite establecer objetivos y garantías claros, e impulsar la colaboración cuando varias personas o sistemas necesitan interactuar para completar con éxito un proceso concreto. Por eso las organizaciones suelen disponer de un repositorio digital de descripciones de procesos actualizadas… y por eso, en los últimos 30 años, han surgido varias soluciones de software para el modelado de procesos. A principios de la década de 2000, el estándar Business Process Modeling and Notation (BPMN) se estableció como el lenguaje de facto para describir los procesos en las organizaciones. La nueva versión (BPMN 2.0), surgida en 2010, ha sido adoptada por la mayoría de los proveedores de modelado de procesos.

BPMN ha permitido a las organizaciones dar un claro paso hacia la automatización. Aun así, esta norma sólo es accesible para funciones muy técnicas. En nuestros ejemplos de procesos reales anteriores, ninguno de los roles (reponedor de tienda, operador de call center, trabajador de banco, constructor) parece tener el perfil y la formación técnica, pero tampoco el tiempo, para entender completamente las 538 páginas de la especificación BPMN 2.0. En la práctica, esto impide inevitablemente que estas personas describan en BPMN 2.0 el proceso en el que participan, aunque puedan ser la mejor opción para describir con precisión el proceso…

Cuente su proceso

Las barreras importantes que cualquiera de los roles mencionados puede encontrar al utilizar las soluciones actuales para modelar procesos en BPMN 2.0 son:

• No conocen la semántica de BPMN 2.0, por lo que existe una enorme brecha entre el proceso que tienen en la cabeza y el correspondiente en BPMN 2.0.
• No están acostumbrados y no tienen tiempo para aprender soluciones informáticas complejas para modelar procesos en BPMN 2.0.
• Incluso si consiguen superar los dos problemas anteriores, nunca están seguros de si su modelo obtenido es correcto y satisface la norma, o si hay alguna forma de mejorarlo.

Esto no significa que sean inadecuados para la modelización de procesos. Simplemente, las soluciones informáticas actuales no los tenían en cuenta como modeladores potenciales. Pero si les pide que describan el proceso esquemáticamente (en texto, con una imagen o paso a paso), les resultará muy fácil realizar la tarea de modelado del proceso. Podrán decir inmediatamente frases como:

«añadir actividades A B y C al proceso«

«A precede a B»

«La rama de A la realiza Recursos Humanos»

«Rama de repeticiones A»

«C está en conflicto con el bucle de A»

«C es realizado por Ventas»

Así que si existiera una tecnología que aceptara estas frases (por texto escrito, o por voz), y las convirtiera en un modelo de proceso válido y de alta calidad en el estándar BPMN 2.0, ¡todo sería mucho más fácil!

Process Talks es una tecnología que, entre otras funcionalidades disruptivas, ¡hace precisamente eso!

Una persona puede simplemente contar el proceso como si estuviera hablando con Alexa, o como si estuviera describiendo en un documento textual, y Process Talks vuelve con el mejor modelo de proceso de alta calidad compatible con BPMN 2.0. Automáticamente. En cada interacción.

Con Process Talks, el proceso de modelado de procesos deja de ser una tarea solitaria para convertirse en una colaboración entre un grupo de modeladores y un asombroso sistema impulsado por IA, sentado en segundo plano, que se preocupa de interpretar las intenciones de los modeladores, busca el mejor modelo de proceso que se adapte a ellas y lo muestra de vuelta con cada modificación. Puede echar un vistazo a la tecnología en el siguiente vídeo.

Nunca el modelado de procesos había sido tan ágil.

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Foto de Irina Lo en Unsplash