Co-creación de modelos de proceso en la era post COVID-19
La nueva situación provocada por el COVID-19 ha cambiado el mundo en el que vivimos en muchas dimensiones. Un cambio importante es la normalización del trabajo a distancia. Las personas, las organizaciones y los equipos deben replantearse su forma de trabajar, de modo que no siempre sea necesaria la presencia física. En particular, algunas tareas fundamentales requieren interacción y pensamiento creativo, pero esto planteará varios retos en la situación actual.
Crear un modelo fiel de un proceso determinado suele ser cuestión de varias personas. Los modelos de procesos suelen elaborarse en un taller de descubrimiento de procesos, en el que las principales funciones implicadas se reúnen y crean el modelo de procesos en colaboración. Reunir a un grupo de 10 personas en un mismo lugar ya no parece una posibilidad real en los tiempos que corren.
La tecnología puede (¡y debe!) ser una solución para redefinir el concepto de taller de descubrimiento de procesos. Por ejemplo, hemos visto cómo el software de videoconferencia ha evolucionado muy rápidamente en el último año para ayudar a millones de personas a sentirse cerca, incluso en la distancia.
Una de las principales ventajas de estar en la misma sala a la hora de modelar es lo fácil que resulta ponerse de acuerdo: Las organizaciones emplean muchos trucos para facilitar la definición conjunta de un proceso. Por ejemplo, utilizando notas adhesivas en el dibujo de una pizarra blanca de un diagrama de procesos, con colores para mostrar las diferentes clases de tareas. Hay otros aspectos igualmente importantes. Por ejemplo, el lenguaje corporal también puede ayudar a consolidar una determinada opinión. Todas estas estrategias de colaboración encontrarán dificultades al intentar aplicarlas durante una videoconferencia.
Además, un problema fundamental de los talleres de descubrimiento de procesos se amplifica cuando se realizan a distancia: está ampliamente aceptado que el mapa de procesos resultante de un taller dista mucho de ser un modelo de procesos preciso y conforme con BPMN 2.0. Si el objetivo del taller era generar uno, entonces se necesitan muchas iteraciones para convertir un mapa de procesos suelto en el diagrama BPMN final. Este problema sólo empeorará cuando le añadas hablar con un ordenador durante medio día…
… ¿O tal vez pueda mejorar considerablemente? En Process Talks, estamos trabajando en una plataforma de colaboración en la que un equipo puede co-crear un modelo de proceso compatible con BPMN 2.0 en tan sólo unos minutos. Esta experiencia sólo es posible si nos atenemos a los siguientes principios clave:
Modelado concurrente
Al igual que ocurre con Google Docs, varios modeladores pueden acceder en tiempo real a un modelo de proceso en la plataforma Process Talks SaaS. Cuando alguien edita un proceso, el resto de modeladores ven este cambio inmediatamente. Además, siempre se muestra el fragmento en el que está trabajando un modelador. De este modo, se puede ver de un vistazo dónde se está modelando.
Ediciones diferidas
A veces la forma de hacer las cosas es cuestión de opinión, pero está claro que ser ambiguo o contradictorio a la hora de modelar dará lugar a modelos terribles. En una sesión de modelado colaborativo estas situaciones sólo pueden amplificarse. La tecnología Process Talks se basa en un razonador que intercepta cada edición individual y rechaza las que no son compatibles con el modelo de proceso actual. Por lo tanto, las ediciones de modelado se aplazan, a la espera de la aprobación del razonador.
Integración con centros de comunicación
Los hubs de comunicación como Slack o Microsoft Teams proporcionan un escenario para una comunicación sencilla (mensajería, intercambio de archivos, herramientas). Son muy populares en muchas organizaciones de todo el mundo. Disponer de esta tecnología integrada con el modelado de procesos potenciaría claramente un taller de descubrimiento de procesos a distancia. Por eso hemos trabajado en una integración con Slack, para que todos los modelos sean accesibles y editables mientras hablas con tus compañeros.
Ha llegado la democratización del modelado de procesos, ahora potenciado con funciones de colaboración sin precedentes.
¿Se atreve a intentarlo? Concierte una demostración con nosotros en
este enlace
.
Foto de Alex Kulikov en Unsplash
